Desde 2019, las empresas en España están obligadas a registrar diariamente la jornada laboral de sus trabajadores con el objetivo de controlar el tiempo de trabajo y las horas extraordinarias.
Pero además del registro diario, existe otra obligación igual de importante: conservar esos registros durante un periodo determinado. Este punto suele generar dudas, aunque es clave para cumplir correctamente la normativa laboral y evitar sanciones.
A continuación, explicamos cuánto tiempo deben guardarse los registros de jornada laboral y cómo gestionarlos correctamente.
Qué dice la normativa sobre la conservación de los registros
La obligación de registro horario se estableció con el Real Decreto-ley 8/2019, que modifica el Estatuto de los Trabajadores.
Según esta normativa, las empresas deben:
Este periodo de conservación permite a la Inspección de Trabajo revisar la información en caso de auditoría o inspección laboral.
Por qué es obligatorio conservar los registros de jornada
Guardar los registros no es solo un trámite administrativo, sino una medida de control y transparencia laboral.
Durante esos cuatro años, la documentación debe estar disponible para:
Si una empresa no puede aportar esta información cuando se le solicita, puede considerarse un incumplimiento de la normativa laboral.
Cómo deben conservarse los registros de jornada
La ley no establece un formato obligatorio para el almacenamiento de los registros, pero sí exige que sean accesibles, fiables y seguros.
Las formas más habituales de conservación son:
Lo importante es que los registros no puedan modificarse de forma indebida y que puedan consultarse fácilmente en caso de necesidad.
Cada vez más empresas optan por sistemas digitales, ya que facilitan el almacenamiento, reducen errores y mejoran la trazabilidad de la información.
Ejemplo práctico
Imaginemos una pequeña empresa con cinco trabajadores que utiliza un sistema digital de control horario.
Cada empleado registra su entrada y salida diariamente, y toda la información queda almacenada automáticamente en la plataforma.
Si en 2026 la empresa recibe una inspección laboral, deberá poder presentar los registros desde 2022, ya que la normativa exige conservarlos durante cuatro años.
Si estos datos no están disponibles o se han eliminado antes de tiempo, la empresa podría enfrentarse a sanciones.
Qué ocurre si no se conservan los registros de jornada
No conservar los registros de jornada durante el tiempo establecido puede tener consecuencias legales y económicas para la empresa.
Las sanciones están reguladas por la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social y pueden variar en función de la gravedad del incumplimiento.
Además, la falta de registros puede generar otros problemas importantes:
Por este motivo, la correcta conservación de los registros es una parte esencial del cumplimiento laboral.
Conclusión
Los registros de jornada laboral deben conservarse durante un mínimo de cuatro años en todas las empresas.
Cumplir con esta obligación no solo evita sanciones, sino que también mejora la organización interna y aporta seguridad jurídica tanto a la empresa como a los trabajadores.
En definitiva, una buena gestión del registro horario no termina con el fichaje diario, sino con una correcta conservación y control de la información en el tiempo.
